個人情報及び特定個人情報保護方針
株式会社ｉ．ホールディングスは、老人ホーム・介護施設のマッチングサービス業務を行うに当たって、施設をお探しのお客様、福祉・病院・施設関係者様並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。
以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。
個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。
2018年9月1日（制定）
2022年4月1日（改定）
株式会社ｉ．ホールディングス
代表取締役 村岡 正和
個人情報及び特定個人情報の取扱について
株式会社ｉ．ホールディングスは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。
１．個人情報及び特定個人情報等の利用目的
ⅰ．当社が取扱う個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。
①介護施設紹介センター「紹介のプロ」をご利用のお客様
- ご相談その他各種お問合せへの対応
- 紹介施設の選定に必要な情報の把握
- 資料の送付・持参
- ご面談・ご見学の調整業務
- 紹介施設への情報提供及び確認業務
- お問合せからご入居までのデータ管理
- ご利用者またはご家族様に有益と思われる、介護関係および高齢者向けの各種サービス、イベントの情報をダイレクトメール、電話、訪問、電子メール等でご案内・配信
- （別途同意いただいた方のみ）
- 市場調査ならびにデータ分析による研究や開発
②上記以外の各種高齢者向けサービスをご利用のお客様
- サービスのお申し込みの受付または各種お問合せへの対応
- サービスのご利用に必要な情報の把握
- 紹介先への情報提供及び確認業務
- ご利用者またはご家族様に有益と思われる、介護関係および高齢者向けの各種サービス、イベントの情報をダイレクトメール、電話、訪問、電子メール等でご案内・配信
- （別途同意いただいた方のみ）
- 市場調査ならびにデータ分析による研究や開発
③お取引先のご担当者様
- 契約及びサービスの目的達成に必要な連絡・調整
- 支払及び請求
- ご挨拶及び営業活動
- 各種お問合せへの対応
- 入退室管理
- 当社が管理・運営するホームページおよびSNS等、インターネット媒体への掲載
④当社の採用募集へのご応募者様及び従業者
- 各種お問合せへの対応
- 採用選考業務
- 選考結果の連絡
- 雇用にかかわる各種手続き
- 人事及び労務管理
⑤関連会社の採用募集へのご応募者様及び従業者
- 各種お問合せへの対応
- 採用選考業務
- 選考結果の連絡
- 雇用にかかわる各種手続き
- 人事及び労務管理
- また、当社は、当社が加入する業界団体の名簿や、一般に入手可能な情報を利用して、 事業所・法人向けサービスのご案内を送付することがございます。
⑥上記①～⑤の利用目的の達成のために、お客様の個人情報や個人データを第三者に提供するため
ⅱ．当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。
２．個人情報及び特定個人情報等の第三者提供
ⅰ．当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～④を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
①ご本人の同意がある場合
②法令などで認められた場合
③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
ⅱ．当社は、前項のいずれの場合にも該当しない場合であっても、個人情報保護委員会に届け出た上で、次の範囲内で、お客様ご本人、お取引先のご担当者様、当社及び関連会社の採用募集へのご応募者様及び従業者（以下、「お客様等」といいます。）の個人データ（要配慮個人情報を除きます。以下、本項において同じです。）を第三者（外国にある第三者を除きます。以下、本項において同じです。）に提供することがあります。
①本項に基づき、第三者に提供される個人データの項目
お客様等ご本人から特に申し入れがある場合を除いて、お客様等ご本人の全ての個人情報
②本項に基づく、第三者への提供の方法
紙、電子データの伝送、外部記録媒体の形式での交付、サーバーへのアクセスのいずれかの方法
③本項に基づく提供停止のお求めの方法
お客様等ご本人より当社に対し、本項に基づく第三者への提供を停止するようお求めがあったときは、法令の定めに基づき遅滞なくお客様等ご本人が識別される個人データの当該第三者への提供を停止いたします。第三者提供の停止請求方法については、下記６．７．記載の「お問い合わせ窓口」までご送付ください。
ⅲ．当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はしません。
３．委託先等の管理
当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預けることがあります。委託会社に対しては、適切な取扱いおよび保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。
４．個人情報の共同利用
ⅰ．当社は、以下のとおり、取得した情報を、共同利用する場合があります。
- 共同利用する情報: 当社が取得した情報
- 共同利用する者の範囲: 当社グループ会社、業務提携会社
- 利用する者の利用目的: 「利用目的」記載のとおり
- 共同利用における管理責任者: 当社
５．個人情報及び特定個人情報等の管理
ⅰ．お預かりした個人情報に関しては、社内における徹底した情報管理（アクセス権の限定、社内教育・啓蒙活動など）のもと、社員一同、厳重な情報管理・運営に努めてお取扱いしています。また、特定個人情報等に関しては、事務取扱担当者を限定し、管理された区域・機器において適正に取扱いしています。
ⅱ．インターネットでのセキュリティに関しては、業界標準であるSSL（セキュア・ソケット・レイアー）を使用し、インターネット上で送信されるデータを暗号化することにより傍受を防止しています。
６．個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等手続きについて
ⅰ．ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。
ⅱ．お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認する場合があります。
ⅲ．ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。
ⅳ．ご本人またはその代理人からの個人情報及び特定個人情報等の開示請求、当社からの個人情報の開示回答は合理的期間内に回答させていただきます。
【開示等の手続きの方法】
下記の相談窓口までメール又は、お電話でご連絡ください。
当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付させていただきますので、必要事項をご記入ください。
当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。「個人情報開示等申請書」に同封してください。
お問合せは、「個人情報開示等申請書」により郵送で承っております。「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。
いただいた書類は、開示等のお求めに対するご回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。
＊特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。
【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、800円の送料をご負担いただきます。800円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。
７．個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
お問合せ先：株式会社ｉ．ホールディングス 個人情報問合せ窓口担当
E-Mail：info@iholdings-tokyo.com
８．個人情報保護指針の変更手続
当社は本規程の内容を適宜見直し、その改善に努めます。 本規程の内容は、法令等に別段の定めのある事項を除いて変更することができるものとします。 変更後の本規程は、当社所定の方法により、当社ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
９．認定個人情報保護団体について
当社は、個人情報の保護に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般社団法人JAPHICマーク認証機構の対象事業者です。
個人情報に関する苦情・相談についてのお問い合わせはこちらをご確認ください。
https://japhic.or.jp/office/info（※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません）
株式会社ｉ．ホールディングス
個人情報保護管理者
